Was kostet eine individuelle Business-App?

Diese Frage hören wir in fast jedem Erstgespräch – meistens innerhalb der ersten fünf Minuten. Und sie ist vollkommen berechtigt: Niemand startet ein Projekt, ohne zumindest die finanzielle Grössenordnung zu kennen.

Eine schnelle Zahl zu nennen, wäre an dieser Stelle trotzdem unseriös. Nicht, weil wir etwas verheimlichen möchten, sondern weil jede Schätzung ohne Kenntnis Deiner Prozesse, Daten und bestehenden Systeme schlicht geraten wäre. Deshalb stellen wir zuerst eine andere Frage: «Was kostet Dich Dein heutiger Ablauf jeden Monat – gemessen in Arbeitsstunden, Fehlern und Nacharbeit?»

Eine individuelle Business-App ist kein Produkt aus dem Regal, sondern die digitale Abbildung Deiner Abläufe. Selbst zwei Unternehmen derselben Branche und Grösse können einen völlig unterschiedlichen Umsetzungsaufwand haben. Das eine arbeitet mit sauber strukturierten Daten und drei klar definierten Prozessschritten. Das andere muss zahlreiche Ausnahmen berücksichtigen und fünf gewachsene Systeme miteinander verbinden.

Wer ohne eine vorgängige Analyse trotzdem einen Fixpreis nennt, geht meist einen von zwei Wegen: Entweder wird ein grosszügiger Sicherheitspuffer eingerechnet, den Du in jedem Fall bezahlst. Oder der Preis wird bewusst knapp kalkuliert und später durch Nachträge erhöht. Beides ist weder transparent noch fair – und deshalb arbeiten wir anders.

1. Anzahl und Komplexität der Prozesse. Eine einfache Auftragsübersicht ist schnell umgesetzt. Kommen Rapportierung, Materialverbrauch und Fakturierung hinzu, steigt nicht nur die Zahl der Funktionen – vor allem wächst die Komplexität ihres Zusammenspiels. Jeder Schritt muss zuverlässig zum nächsten passen. Dieses Zusammenspiel bestimmt den Aufwand, nicht die Anzahl der Eingabefelder.
2. Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Jedes angebundene System bringt zusätzlichen Aufwand und Komplexität mit sich. Entscheidend ist, wie einfach sich seine Daten austauschen lassen. Eine gut dokumentierte Schnittstelle (API) ermöglicht die Anbindung oft innerhalb weniger Tage. Fehlt sie, braucht es Exporte, Importe oder andere Zwischenschritte – und der Aufwand kann sich vervielfachen. Deshalb prüfen wir Schnittstellen frühzeitig im Vorprojekt und nicht erst während der Umsetzung.
3. Qualität der bestehenden Daten. Sauber gepflegte Daten lassen sich meist schnell übernehmen: prüfen, importieren, fertig. Über Jahre gewachsene Daten müssen häufig zuerst bereinigt werden – etwa wegen Dubletten, uneinheitlicher Kundennamen, unterschiedlicher Datumsformate oder Zahlen, die als Text gespeichert wurden. Wie gross der Aufwand tatsächlich ist, zeigt eine frühzeitige Analyse der vorhandenen Daten im Vorprojekt.
4. Anzahl der Nutzergruppen und Berechtigungen. Arbeiten alle Personen mit derselben Ansicht und denselben Rechten, bleibt die Lösung vergleichsweise einfach. Benötigen Aussendienst, Büro und Geschäftsleitung jeweils eigene Ansichten, stellt sich bei jeder Funktion zusätzlich die Frage: Wer darf was sehen, erfassen oder bearbeiten? Diese Berechtigungen müssen definiert, umgesetzt und sorgfältig geprüft werden.
5. Umfang der ersten Version. Die ersten vier Faktoren ergeben sich weitgehend aus Deiner Ausgangslage. Beim Umfang der ersten Version hast Du dagegen direkten Einfluss. Gemeinsam entscheiden wir, welche Funktionen für einen erfolgreichen Start wirklich notwendig sind und was später ergänzt werden kann. Das macht den Funktionsumfang zum grössten Hebel für den Preis – und zu dem Faktor, den Du selbst am stärksten beeinflussen kannst.

Unsere Preislogik begleitet die sechs Schritte unserer Zusammenarbeit: Das Kennenlernen ist kostenlos, für das Vorprojekt gilt ein Festpreis, Umsetzung und Einführung werden in klar definierten Meilensteinen kalkuliert und die anschliessende Betreuung erfolgt über ein monatliches Servicepaket.

Nach Aufwand rechnen wir nur dort ab, wo Abhängigkeiten von Fremdsystemen oder nachträgliche Änderungswünsche keine verlässliche Pauschale zulassen.

• Vorprojekt: Festpreis. Der Leistungsumfang ist klar abgegrenzt – deshalb erhältst Du einen verbindlichen Preis. Du weisst im Voraus, welche Ergebnisse Du bekommst und welche Kosten dafür entstehen.
• Umsetzung und Einführung: Meilenstein- oder Paketpreise. Sobald der Umfang im Vorprojekt definiert ist, lassen sich die einzelnen Etappen verlässlich kalkulieren. Dazu gehören auch Datenübernahme, Tests, Einführung und Schulung. Du bezahlst für nachvollziehbare Ergebnisse statt für ein offenes Entwicklungsprojekt.
• Integrationen und Änderungswünsche: Abrechnung nach Aufwand. Bei Schnittstellen hängt der tatsächliche Aufwand häufig von externen Systemen und deren technischen Möglichkeiten ab. Auch neue Wünsche während der Umsetzung lassen sich nicht immer im Voraus seriös kalkulieren. Eine Pauschale würde hier lediglich einen vorsorglichen Risikozuschlag enthalten.
• Betreuung: monatliche Servicepakete. Nach der Einführung sorgen abgestufte Servicepakete für einen planbaren Betrieb. Du wählst den Umfang, der zu Deinem Unternehmen und Deinem Unterstützungsbedarf passt.

Du erhältst genau das, was Du für eine fundierte Entscheidung brauchst: eine priorisierte Lösungsskizze, einen klaren Integrationsplan, den definierten Umfang der ersten nutzbaren Version, einen realistischen Zeitrahmen und eine verständliche Offerte für die Umsetzung.

Erst verstehen, dann investieren. Das Vorprojekt ist bewusst der kleinste Schritt mit dem grössten Erkenntnisgewinn.

Danach bleibst Du frei: Ob Du die Umsetzung mit uns, mit einem anderen Partner oder vorerst gar nicht angehst, das entscheidest Du nun faktenbasiert selbst. Die erarbeiteten Ergebnisse gehören Dir und können unabhängig von uns weiterverwendet werden.

Bei der Kostenfrage schauen viele nur auf die notwendige Investition. Dabei wird die andere Seite der Rechnung schnell übersehen: der Aufwand, der heute bereits entsteht – durch doppelte Datenerfassung, langes Suchen, wiederholte Rückfragen, manuell zusammengestellte Auswertungen sowie vermeidbare Fehler und Nacharbeiten.

Dieser Aufwand lässt sich schon vor dem Projekt realistisch einschätzen. Im kostenlosen Erstgespräch oder spätestens im Vorprojekt berechnen wir ihn gemeinsam mit Dir. Die Summe ist selten klein – und im Gegensatz zur einmaligen Investition fällt sie Monat für Monat erneut an.