Wie aus einem einfachen Ticketsystem unsere Produktivitätssuite wurde

Solange man allein arbeitet, ist vieles einfach. Die E-Mails liegen in Deinem Postfach, die Aufgaben kennst Du ohnehin, und die Arbeitsstunden lassen sich am Abend noch ungefähr zuordnen.

Dann kommt der erste Mitarbeitende. Plötzlich muss sichtbar sein, wer eine Anfrage bearbeitet, was einem Kunden zugesagt wurde und welche Leistungen noch nicht verrechnet sind.

Genau an diesem Punkt standen wir bei let’s automate. Unsere Antwort darauf wurde eine gemeinsame Arbeitsplattform: aufgebaut auf FreeScout und erweitert um die Funktionen, die wir für unsere Arbeit täglich brauchen.

Zuerst war da das gemeinsame Postfach. Eine Kundenanfrage sollte eine klare Zuständigkeit haben. Niemand sollte übersehen werden – und niemand drei unterschiedliche Antworten erhalten.

Dazu kamen Projekte und Aufgaben, die für alle Beteiligten nachvollziehbar sein mussten. Persönliche Listen reichten schnell nicht mehr aus. Jeder soll sehen, welche Aufgaben offen sind, wer daran arbeitet und wie viel vom vereinbarten Budget bereits verbraucht wurde.

Die Zeiterfassung sollte direkt dort stattfinden, wo die Arbeit entsteht: am Ticket, an der Aufgabe oder am Projekt. Am Monatsende sollten diese Angaben ohne erneutes Abtippen in einer Rechnung in bexio landen. Und ein gemeinsamer Kalender sollte die Terminabstimmung erleichtern.

Für jede dieser Aufgaben gibt es gute Software. Entscheidend war für uns jedoch, wie gut die einzelnen Arbeitsschritte zusammenpassen und sich die verschiedenen Werkzeuge verbinden lassen.

Eine erfasste Stunde braucht einen Kunden und einen Bezug zur geleisteten Arbeit. Eine Aufgabe gehört vielleicht zu einem Ticket und gleichzeitig zu einem Projekt. Wenn diese Verbindungen fehlen, führt am Monatsende doch wieder jemand die Informationen von Hand zusammen.

Neben der Zusammenarbeit spielte für uns auch der Preis eine Rolle. Viele Anwendungen werden pro Person und Monat abgerechnet. Für ein kleines Team wirken die einzelnen Beträge zunächst überschaubar. Über mehrere Werkzeuge und Jahre summieren sie sich.

Eine beispielhafte Rechnung mit vier kostenpflichtigen Angeboten zeigt die Grössenordnung – je Person und Monat, danach der Betrag für drei Personen:

Das entspricht rechnerisch rund CHF 1'550 pro Jahr. Die US-Tarife sind zum Kurs von 0.83 umgerechnet; die Berechnung basiert auf den veröffentlichten Einstiegspreisen. Abrechnungsmodell, buchbare Sitzanzahl, Steuern und Zusatzleistungen können die tatsächlichen Kosten verändern. Quellen: Help Scout, Asana, Toggl Track und Microsoft 365.

Das ist ein Beispiel für einen kostenpflichtigen Werkzeugkasten, kein vollständiger Funktionsvergleich. Je nach Anforderungen können auch kostenlose Tarife ausreichen. Bei gehosteten Angeboten sind zudem Leistungen wie Betrieb, Wartung und Datensicherung bereits enthalten, die bei einer eigenen Installation separat berücksichtigt werden müssen.

Mailbetrieb und Buchhaltung bleiben in beiden Fällen bestehen – bei uns übernehmen das kSuite und bexio. Der gemeinsame Kalender ist dort zwar enthalten, lebt aber neben dem Ticketsystem. Gesucht haben wir die Verbindung zwischen Kundenanfrage, täglicher Arbeit und Abrechnung.

FreeScout macht aus einem gemeinsamen E-Mail-Postfach ein übersichtliches Ticketsystem. Anfragen erhalten eine Zuständigkeit, einen Status und einen nachvollziehbaren Verlauf. So sieht das Team, was bereits erledigt wurde und wo noch eine Antwort aussteht.

Für uns war besonders wertvoll, dass wir die quelloffene Software selbst betreiben und dank dem integrierten Modulsystem selber erweitern können. Die Basis kommt ohne nutzerabhängige Lizenzgebühren aus. Hosting, Wartung und zusätzliche Funktionen planen wir entsprechend unserem Bedarf.

Damit war die Kundenkommunikation organisiert. Im nächsten Schritt haben wir die übrigen Abläufe daran angeschlossen.

Unsere Erweiterungen entstanden aus konkreten Bedürfnissen im Betrieb. Wir haben jeweils dort angesetzt, wo Informationen fehlten, doppelt erfasst wurden oder zwischen Anwendungen verloren gingen.

Mit dem Aktivitäten-Modul kamen Projekte mit Budgets, Aufgaben mit Status sowie die Zeiterfassung direkt an Tickets, Aufgaben und Projekten hinzu. Wochenfreigaben und Rapporte machen die erfasste Arbeit nachvollziehbar.

Das Bexio-Modul verbindet diese Arbeit mit unseren Kunden- und Artikeldaten. bexio bleibt dabei das führende System für Kundendaten. Die Informationen werden regelmässig synchronisiert und stehen in FreeScout zur Verfügung, und Abrechnungen können direkt als Rechnungen an bexio übermittelt werden.

Mit Bexio-Abonnementen verwalten wir wiederkehrende Verträge mit Laufzeiten, Abrechnungsintervallen und anteiliger Verrechnung – anstelle der wiederkehrenden Aufträge in bexio. Verträge lösen die nächste Abrechnung automatisch aus, sodass sie nicht laufend von Hand geprüft und angestossen werden müssen.

Der Kalender erleichtert die gemeinsame Terminplanung. Jeder entscheidet, welche Kalender für Kollegen freigegeben werden und ob dabei vollständige Details oder nur belegte Zeiten sichtbar sind. Die Integration in kSuite und kMeet erleichtert das Anlegen neuer Termine enorm.

Das Dashboard bringt die jeweils wichtigen Informationen auf die Startseite: anstehende Termine, offene Vorgänge, Aufgaben und erfasste Zeiten. So beginnt der Arbeitstag mit einem Überblick.

Schritt für Schritt wurde aus unserem Ticketsystem eine umfassende Produktivitätssuite, die den Weg von der ersten Anfrage bis zur Rechnung begleitet.

Früher mussten wir Stunden und Aufwendungen in bexio zusammentragen, Kunden zuordnen und für die Rechnungsstellung aufbereiten. Heute entsteht dieser Zusammenhang bereits während der Arbeit automatisch.

Die Zeit wird am passenden Vorgang erfasst. Das Projekt ist dem Kunden zugeordnet. Die Leistungen stehen für die Abrechnung bereit.

Am Monatsende prüfen wir die Positionen und übermitteln sie an bexio. Mit einem Klick entsteht dort aus den erfassten Stunden und Aufwendungen eine Rechnung.

Was bei uns zuvor einen halben Tag Büroarbeit beanspruchte, dauert heute nur noch wenige Minuten. Ein riesiger Komfort und Zeitgewinn.

Die Anforderungen, die wir hatten, begegnen uns auch bei anderen kleinen Dienstleistungsunternehmen: gemeinsam Anfragen bearbeiten, Aufgaben koordinieren, Arbeitszeit erfassen und Leistungen zuverlässig verrechnen.

Deshalb stellen wir unsere Module auch anderen Unternehmen zur Verfügung. Du kannst die Bausteine auswählen, die zu Deinem Betrieb passen, und Deine FreeScout-Installation schrittweise erweitern.

Die fünf Module aus diesem Beitrag kosten zusammen CHF 350:

Die Module werden einmalig gekauft. Es fällt keine zusätzliche Modulgebühr pro Person oder Monat an. Enthalten sind zwölf Monate Support sowie Sicherheits- und Funktionsupdates. Anschliessend kannst Du die installierte Version unbefristet weiternutzen und bei Bedarf Support und Updates verlängern.

Für eine vollständige Kostenrechnung gehören auch Server, Einrichtung, Backups und Wartung dazu. Der Vorteil liegt für uns darin, dass die Modulkosten nicht mit jedem neuen Teammitglied steigen – und dass die Abläufe bereits miteinander verbunden sind.

Daneben sind noch viele weitere Module entstanden, die uns das tägliche Leben erleichtern. Viele davon sind ebenfalls im Onlineshop erhältlich.

Nicht jedes Unternehmen möchte sich um Server, Backups und Aktualisierungen kümmern. Dafür bieten wir unsere WorryFree-Lösung an: FreeScout mit den benötigten Modulen, von uns betrieben, gewartet und begleitet.

Du arbeitest mit der Lösung, wir kümmern uns um den technischen Betrieb.

Unser Ausgangspunkt war ein gemeinsames Postfach. Daraus ist eine Arbeitsplattform geworden, die uns jeden Tag Zeit spart und mit unserem Unternehmen wächst.

Wenn Du heute noch Stunden zwischen Ticketsystem, Projektliste und Buchhaltung überträgst, lohnt sich ein Blick darauf.

Entdecke unsere FreeScout-Module im Onlineshop oder buche ein kostenloses Erstgespräch. Gemeinsam finden wir heraus, welche Bausteine Deinen Arbeitsalltag vereinfachen.