Schnittstellen ehrlich erklärt: Was sich verbinden lässt – und was nicht

Wenn über Digitalisierung und Automatisierung gesprochen wird, fällt früher oder später das Wort «Schnittstelle». Damit verbindet sich häufig die Hoffnung, dass sich bestehende Systeme einfach miteinander verbinden lassen und Daten anschliessend automatisch fliessen.

Manchmal funktioniert das tatsächlich so einfach. Oft gibt es Einschränkungen. Und gelegentlich ist die gewünschte Verbindung gar nicht möglich.

Weil dieser Unterschied ein Projekt erheblich verteuern oder sogar infrage stellen kann, prüfen wir die Schnittstellen-Thematik möglichst früh im Vorprojekt – bevor wir eine Funktion versprechen oder einen Preis dafür nennen.

Eine Schnittstelle – häufig API genannt – ist eine Tür, die ein System für andere Programme öffnet. Sie legt fest, welche Daten gelesen oder geschrieben werden dürfen und in welcher Form der Austausch stattfinden muss.

Über eine solche Schnittstelle kann eine Business-App beispielsweise Kundendaten aus einem ERP abrufen, Aufträge an eine Buchhaltungssoftware übermitteln oder den Status einer Rechnung aktualisieren.

Entscheidend ist jedoch: Diese Tür wird vom Hersteller des jeweiligen Systems gebaut – nicht von uns. Damit entscheidet er auch über die geltenden Spielregeln.

Wenn keine Schnittstelle vorhanden ist, wichtige Funktionen fehlen oder bestimmte Daten nicht freigegeben werden, können wir das nicht einfach von aussen ändern. Wir können nur mit den Möglichkeiten arbeiten, die das bestehende System tatsächlich anbietet.

1. Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle?

Nicht jedes System stellt eine API zur Verfügung. Manche Hersteller bieten sie nur in bestimmten Produktversionen oder kostenpflichtigen Lizenzstufen an.

Dann ist die Verbindung technisch vielleicht problemlos möglich, verursacht aber zusätzliche Lizenzkosten. Auch das muss vor Projektbeginn bekannt sein.

Eine vorhandene Schnittstelle allein reicht ebenfalls nicht aus. Damit sie zuverlässig genutzt werden kann, braucht es eine aktuelle und verständliche Dokumentation.

2. In welche Richtung dürfen die Daten fliessen?

Viele Schnittstellen erlauben den Zugriff auf vorhandene Informationen, aber keine Änderungen.

Kundendaten aus einem System auszulesen ist deshalb nicht dasselbe, wie neue Kunden zurückzuschreiben oder bestehende Datensätze zu aktualisieren.

Wir prüfen für jeden Anwendungsfall separat, ob Daten gelesen, erstellt, verändert und gelöscht werden dürfen. Erst dann lässt sich beurteilen, ob der gewünschte Ablauf vollständig automatisiert werden kann.

3. Welche Daten sind tatsächlich verfügbar?

Eine Schnittstelle kann grundsätzlich vorhanden sein und trotzdem genau die benötigten Informationen nicht bereitstellen.

Vielleicht lassen sich Kunden und Rechnungen abrufen, aber keine individuellen Zusatzfelder. Oder ein Auftrag ist verfügbar, nicht jedoch der zugehörige Bearbeitungsstatus.

Deshalb genügt es nicht, nur nach einer vorhandenen API zu fragen. Entscheidend ist, ob die konkret benötigten Daten und Funktionen zugänglich sind.

4. Wie häufig und wie schnell dürfen Daten übertragen werden?

Viele Systeme begrenzen die Anzahl der erlaubten Abfragen. Andere stellen Änderungen erst mit Verzögerung bereit oder aktualisieren Daten nur in bestimmten Zeitabständen.

Ob Informationen in Echtzeit, alle 15 Minuten oder einmal täglich übertragen werden, macht im Arbeitsalltag einen grossen Unterschied.

Eine Lagerbestandsanzeige braucht möglicherweise aktuelle Werte. Für die Übernahme von Monatszahlen kann dagegen ein nächtlicher Abgleich vollkommen ausreichen.

Die passende Lösung hängt deshalb nicht nur vom technisch Möglichen ab, sondern auch davon, wie schnell die Informationen im jeweiligen Prozess wirklich benötigt werden.

Eine fehlende API bedeutet nicht automatisch, dass keine Lösung möglich ist. Der Datenaustausch muss dann jedoch anders gestaltet werden.

Wichtig ist, diese Einschränkung früh zu erkennen und offen zu besprechen. Je nach Situation kommen verschiedene Alternativen infrage.

Geplanter Export und Import

Viele Systeme können Daten als CSV-, Excel- oder XML-Datei exportieren und wieder einlesen. Dieser Weg wirkt weniger elegant als eine direkte Schnittstelle, kann aber sehr zuverlässig und kostengünstig sein.

Für Abläufe, bei denen ein täglicher oder wöchentlicher Abgleich genügt, ist ein automatisierter Dateiimport häufig vollkommen ausreichend.

Eine Automationsplattform als Vermittler

Automationsplattformen wie Make, n8n oder Zapier unterstützen bereits zahlreiche verbreitete Systeme. Sie können Daten entgegennehmen, umwandeln und an eine andere Anwendung weitergeben.

Dadurch lässt sich eine Verbindung manchmal schneller und günstiger umsetzen als mit einer vollständig individuell entwickelten Integration.

Die Datenrichtung ändern

Manchmal scheitert nicht die gesamte Verbindung, sondern nur die ursprünglich gewünschte Richtung.

Wenn ein bestehendes System keine neuen Daten entgegennimmt, kann die individuelle App möglicherweise zur führenden Quelle werden. Das alte System erhält anschliessend nur noch die Informationen, die es verarbeiten kann.

Bewusst nicht automatisieren

Nicht jeder manuelle Schritt muss automatisiert werden.

Kommt ein Vorgang nur zweimal im Monat vor, kann eine manuelle Übertragung günstiger und zuverlässiger sein als eine aufwendige Verbindung, die dauerhaft überwacht und gepflegt werden muss.

Eine gute Automatisierung beseitigt echten Aufwand. Sie automatisiert nicht nur, weil es technisch möglich wäre.

Eine Automatisierung muss nachvollziehbar, kontrollierbar und zuverlässig sein. Eine Verbindung, die unbemerkt ausfällt, ist oft problematischer als ein bewusst manueller Schritt.

Eine gute Schnittstelle transportiert nicht einfach Daten von einem System in ein anderes. Sie braucht klare Regeln für den gesamten Ablauf.

Dazu gehören unter anderem folgende Fragen:

• Welches System ist die führende Datenquelle?
• Was passiert, wenn Angaben in beiden Systemen unterschiedlich sind?
• Wie werden leere oder unvollständige Felder behandelt?
• Wie lassen sich doppelte Datensätze vermeiden?
• Was geschieht, wenn ein System vorübergehend nicht erreichbar ist?
• Wer wird informiert, wenn eine Übertragung fehlschlägt?
• Kann ein fehlgeschlagener Vorgang erneut ausgeführt werden?

Deshalb statten wir Integrationen mit einer nachvollziehbaren Protokollierung aus. Es soll jederzeit erkennbar sein, welche Daten wann übertragen wurden und ob dabei ein Fehler aufgetreten ist.

Fehler lassen sich in komplexen Systemlandschaften nie vollständig ausschliessen. Sie dürfen aber nicht unbemerkt bleiben.

Im Vorprojekt erfassen wir alle Systeme, die am gewünschten Ablauf beteiligt sind. Anschliessend prüfen wir die vorhandene Dokumentation und klären mit den Softwareanbietern, welche Daten gelesen oder geschrieben werden können.

Wenn die Dokumentation keine eindeutige Antwort liefert, testen wir die entscheidenden Funktionen direkt mit einem geeigneten Zugang. So zeigt sich früh, ob die benötigten Informationen tatsächlich verfügbar sind und wie zuverlässig der Austausch funktioniert.

Erst danach halten wir im Angebot verbindlich fest, welche Systeme angebunden werden, welche Daten fliessen und in welchen Zeitabständen die Übertragung stattfindet.

Diese Prüfung benötigt am Anfang etwas mehr Zeit. Sie verhindert jedoch eine der teuersten Aussagen, die mitten in einem Projekt fallen kann:

«Das funktioniert mit eurem System leider doch nicht.»

Wenn Daten heute manuell zwischen ERP, CRM, Buchhaltung oder anderen Anwendungen übertragen werden, lohnt sich eine genauere Prüfung.

In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam an, welche Systeme beteiligt sind, wo heute Aufwand entsteht und ob eine zuverlässige Verbindung sinnvoll umsetzbar ist.

Buche jetzt Dein kostenloses Erstgespräch und zeige uns den Ablauf, den Du automatisieren möchtest.