Der Termin gleich neben dem Ticket

Modul der Woche: Calendar für FreeScout

Ein Kunde schreibt, Ihr vereinbart ein Gespräch für Donnerstag. Das Ticket liegt in FreeScout, der Termin landet in irgendeinem anderen Programm – oder noch besser, auf einem Zettel. Wer später wissen will, worum es bei diesem Termin ging, sucht eventuell an vielen Orten.

Dazu kommt die Abstimmung im Team: Wer hat am Nachmittag Zeit? Wer übernimmt die Schulung? Ohne gemeinsamen Kalender wird das per Zuruf geklärt. Und viele führen ihren Kalender ohnehin schon woanders, etwa in Nextcloud, Gmail, M365 oder iCloud. Wer möchte seinen Kalender schon gerne doppelt pflegen?

Wie viele Fenster öffnest Du, bis Du weisst, wann Du einen Kunden zurückrufen kannst oder wer heute Nachmittag für einen Supporttermin frei ist?

Wir wollten die Terminplanung dorthin holen, wo der Arbeitstag stattfindet. Jede Person sollte ihren eigenen Kalender führen und selbst entscheiden, wer hineinsehen darf. Die Termine sollten sich mit Vorgängen wie Projekten, Aufgaben oder Tickets verbinden lassen, um die es geht.

Die bestehenden Kalender sollten dabei ergänzt statt ersetzt werden. Eine manuelle Doppelführung sollte vermieden werden.

Unter «Kalender» wechselst Du zwischen Monats-, Wochen- und Tagesansicht. Ein Klick legt einen neuen Termin an, per Drag-and-drop verschiebst Du ihn oder änderst seine Dauer. Die wöchentliche Teamrunde erfasst Du einmal als Serie. Neben mehreren Kalendern mit eigenen Farben gibt es Kategorien wie «Meeting» oder «Kundentermin», damit Du siehst, woraus Dein Tag besteht.

Einen Termin verknüpfst Du mit dem passenden Ticket – so bleibt nachvollziehbar, worum es ging. Jeder Kalender ist zuerst privat. Du gibst ihn gezielt einzelnen Kolleginnen und Kollegen frei: mit allen Details oder nur als «belegt», nur zum Lesen oder auch zum Bearbeiten.

Externe Kalender bindest Du einfach in Deinem Profil an. CalDAV ist ein offener Standard, über den Kalenderdienste wie Nextcloud, Infomaniak oder iCloud Termine austauschen. Das Modul holt automatisch alle fünf Minuten die Termine von dort ab oder schreibt sie zurück. Änderst oder löschst Du einen davon in FreeScout, geht die Änderung sofort zurück. Auch ICS-Abos sind möglich, um zum Beispiel die lokalen Feiertage automatisch einzulesen.

Nutzt Du Infomaniak kMeet, erstellst Du direkt aus einem Termin heraus einen Raum für ein Videomeeting. Auch unser KI-Agent nutzt den Kalender: Bietet er im Chat einen Rückruf an, trägt er ihn direkt in einen freien Slot in Deinen Kalender ein.

Dein Team plant Termine direkt in FreeScout – dort, wo es ohnehin arbeitet. So bleiben Tickets und die dazugehörigen Termine verbunden, während sich Dein bestehender Kalender weiter einbinden lässt. Private Termine bleiben dabei privat.

Noch nie war es so einfach, Termine mit seinen Kollegen zu teilen.

Der Kalender bildet auch die Grundlage für unseren Terminfinder, den wir Dir nächste Woche vorstellen. Damit können Deine Kunden selbst einen passenden Termin buchen. Die Buchung erscheint anschliessend direkt im Kalender der zuständigen Person.

Das Calendar-Modul für FreeScout kostet CHF 35.– einmalig und funktioniert ohne weitere Zusatzmodule. Zwölf Monate Support sowie Sicherheits- und Funktionsupdates sind enthalten. Danach kannst Du die installierte Version unbefristet weiternutzen.

Hol Deine Termine dorthin, wo Dein Team arbeitet.

Nächsten Donnerstag stellen wir Dir ein weiteres Modul vor.